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Comment mettre en place un système de gestion de courrier dans votre entreprise ?


L’optimisation de la gestion du courrier contribue à la performance globale de l’entreprise. Sa mise en place nécessite savoir-faire et expertise.

Même à l'heure de la dématérialisation, le courrier garde une place prépondérante en entreprise. Les factures, devis, contrats et documents légaux, notamment, restent le plus souvent transmis par voie postale. Sans compter les nombreux colis. La gestion des plis représente un poste de dépense important pour les entreprises - jusqu’à 10% du chiffre d’affaires.

Au-delà de l'équipement matériel, comme les machines à affranchir, d'autres solutions donnent la possibilité aux entreprises de gagner en efficacité et d’optimiser leurs dépenses. L'intervention d'une entreprise spécialisée en fait partie. Elle commencera par effectuer un audit pour analyser le fonctionnement actuel du service courrier. Elle proposera ensuite des solutions sur mesure en fonction des besoins du client

Services à la carte

Ces solutions incluent la gestion classique du courrier : réception, enregistrement de plis, mise à disposition, renvoi via un canal interne ou un service de coursier... Mais aussi des process spécifiques en fonction des secteurs d'activité : expédition de produits à caractère dangereux ou envois en masse de catalogues touristiques, par exemple. L’entreprise spécialisée peut également prendre en charge la maintenance du matériel d’affranchissement.

Expertise et engagement

L'atout premier du partenaire sera son expertise, fondée sur sa connaissance du métier et sur sa maîtrise des outils numériques, pour améliorer les process en place. Un client qui reçoit une grande quantité de colis, par exemple, pourra bénéficier d'une solution avec tablette. A réception d'un colis, il est scanné grâce à cette tablette et un message est envoyé automatiquement au destinataire pour qu'il vienne chercher son colis. L'entreprise gagnera en efficacité, en ressources et en espace de stockage.

L'entreprise peut ainsi se délester du courrier en toute confiance et se consacrer pleinement à son cœur de métier. Le personnel interne peut être formé au préalable par le prestataire, que ce soit pour une mission courte, dans le cadre d'un surplus d'activité, ou d'un poste à long terme. Les absences ne sont plus un problème grâce aux remplacements au pied levé. Et les consignes de l'entreprise sont respectées à la lettre : distribution du courrier à heure fixe, envois uniquement en mode économique... Le partenaire expert est là pour rationaliser la gestion et les coûts du service courrier de son client. 

Sources : accueil.securitas.fr, decision-achats.fr, logistique-conseil.fr, youtube.com, daf-mag.fr

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