Réussir vos événements d'entreprise avec un prestataire spécialisé dans l'accueil

Séminaire d'entreprise, opération incentive, team building, annonce des résultats annuels, etc. Les raisons qui poussent une entreprise à vouloir organiser un événement peuvent être diverses. Quel que soit le but recherché, externaliser tout ou partie de l'organisation à un prestataire spécialisé dans l'accueil donne la possibilité de se focaliser sur l'essentiel : le sens, primordial à la réussite de l'événement. Quelle que soit sa nature, l'événement reste avant tout une rencontre collective autour d'un objectif commun, qu'il s'agisse de récompenser l'investissement de ses équipes ou d’inviter des clients au lancement d’un nouveau produit. En ce sens, faire appel à un prestataire spécialisé dans l'accueil apporte à l'entreprise l'assurance, grâce au professionnalisme et compétences des hôte(sse)s d'accueil, que l'événement se déroulera dans les meilleures conditions possibles.

Une image professionnelle, positive et valorisante

Si les événements peuvent être très différents en fonction des besoins de l'entreprise organisatrice, tous ont néanmoins au moins un but commun : véhiculer une image valorisante. Le prestataire spécialisé dans l'accueil est partie prenante de la transmission de cette image : l'organisation, la coordination et la flexibilité qu'il apporte y contribuent. Vanessa Bazabas, chargée des ressources humaines chez Securitas Accueil, développe :

Nos avons des modules de formation destinés aux hôte(sse)s d’accueil, sur la phraséologie à utiliser et le comportement à afficher pour accueillir les gens avec déférence par exemple. Nous accompagnons constamment nos collaborateurs pour vérifier leurs tenues et leur présentation afin qu'ils véhiculent une image professionnelle valorisante pour nos clients.

Coordination et flexibilité : maître‑mots d'un événement réussi

Si s'affranchir de l'accessoire pour se concentrer sur l'essentiel semble relever du bon sens, l'organisation que cela demande en amont de l'événement n'est pas toujours bien assimilée. En fonction du format retenu pour ce dernier, il faudra trouver une salle, penser au vestiaire, aux éventuels passages de micro, à la remise de badges personnalisés et/ou à l'enregistrement des participants afin de pouvoir faire une mesure de présence post-événement. Autant de détails qui demandent une coordination importante, tant en amont que le jour J.

Faire appel à une entreprise spécialisée dans l'accueil donne la possibilité d'optimiser le temps, les ressources humaines et le budget, en privilégiant un interlocuteur unique. Ainsi le prestataire détache un manager pour coordonner les services d’accueil événementiel, permettant à l'organisateur de déléguer ces tâches et d'être pleinement présent pour ses invités. Faire le choix d'un interlocuteur unique apporte également une plus grande flexibilité dans le travail des hôte(sse)s d’accueil.

Une fois l'accueil des participants terminé, les professionnels de l’accueil situés au vestiaire pourront par exemple être répartis entre la salle de l'événement et la salle de restauration afin de répondre au mieux aux besoins des organisateurs.

Digitaliser l’accueil de l’événement

Enfin, outre l'aspect purement humain, l'entreprise spécialisée dans l'accueil peut également proposer la mise à disposition de matériels : tablettes et logiciels permettant l'enregistrement des participants, une meilleure gestion des flux de personnes et un gain de temps, tant dans la mesure du taux de participation post-événement que de la réactivité de l'entreprise à envoyer ses éventuels remerciements.

L'externalisation à un prestataire spécialisé dans l'accueil apporte la certitude de la réussite de l'événement et, de fait, confort et sérénité à l'organisateur.

Sources : seminaire-expo.fr, attitudemarketing.fr.