Optimiser l'organisation de ses déplacements professionnels
  1. Accueil
  2. Décryptage
  3. Optimiser un déplacement professionnel

Optimiser un déplacement professionnel


Les déplacements professionnels, internes ou externes, constituent un des postes de dépenses les plus importants pour l’entreprise. Pour maximiser leur impact et les optimiser au mieux, il s’agit de les anticiper le plus en amont possible.


Optimiser l’organisation de déplacements professionnels suppose de prendre en compte toutes les dépenses qu’ils génèrent. Ainsi les coûts directs (transport, repas, déplacement, hébergement…) sont à distinguer des coûts indirects (frais de réservation, assurances, imprévus, acomptes, supervision et contrôle du processus des notes de frais…). A ce titre, certains leviers d’action sont plus efficaces que d’autres.

Le baromètre européen du voyage d’affaires 2017 (EVP 2017) rapporte les leviers les plus plébiscités par les entreprises, en 2016, en termes d’optimisation budgétaire :

  • Le déplacement peut être remplacé par l’utilisation de l’audio et des web conférences dans le cadre d’une formation ou de voyages intra entreprise, par exemple ;
  • Réserver les déplacements le plus en amont possible notamment pour les voyages en avion. Les entreprises ayant une forte capacité d’anticipation quant aux déplacements à prévoir peuvent plus particulièrement en sortir gagnantes ;
  • Plutôt que d’acheter au plus bas prix, il est préférable de négocier avec son fournisseur un tarif corporate incluant des prestations annexes au voyage seul ;
  • Le recours à la réservation en ligne est en passe de disparaître des outils cités par les entreprises car c’est une pratique qui se généralise : 73 % des réservations s’effectuent dorénavant avec des outils online ;
  • Enfin, le recours aux fournisseurs privilégiés montre la volonté de s’appuyer sur des experts pour trouver des solutions « clés en main » afin d’avoir une vision d’ensemble sur les dépenses liées aux déplacements professionnels. 

Gagner du temps pour économiser

Outre les solutions évoquées dans le Baromètre européen du voyage d’affaire, il existe d’autres pistes pour améliorer l’optimisation des déplacements professionnels.

Julie Mariette, responsable de missions chez Securitas Accueil, explique :

Pour maximiser l’impact du déplacement tout en minimisant les frais, il faut grouper les rendez-vous dans la zone de déplacement visée.

S’il n’est pas question d’être irréaliste dans le planning à tenir, arranger plusieurs entrevues en un seul déplacement permettra de faire des économies de transports non négligeables. De la même manière, l’organisation du travail à distance – grâce à une connexion à un ordinateur distant par exemple – peut faire gagner un temps précieux lors des transports longs.

Mais en termes de gain de temps et d’argent, la politique voyages d’entreprise (PVE) est probablement l’outil à mettre en place en priorité. A l’heure où chaque voyageur d’affaire devient son propre Travel Manager, la PVE déterminera de façon globale la manière dont le déplacement devra être optimisé, et permettra ainsi de limiter les écarts en termes d’habitudes d’achat de la part de ses collaborateurs.

Enfin, l’optimisation des voyages professionnels peut être externalisée à un prestataire privé. Cette solution assure une maîtrise budgétaire tout en améliorant l’efficacité des déplacements. Certains prestataires seront en mesure de proposer des déplacements prenant en compte les obligations de sécurité de l’employeur.

Sources : poolo.kermeet.com, lesechos.fr, accueil.securitas.fr, riskmanagement.securitas.fr

Plus d'informations


Pour connaître les services de Securitas Accueil dans l’organisation de vos déplacements professionnels, contactez-nous.

Contactez-nous

Recevez le magazine en ligne Infos Securitas pour rester informé de l’actualité du marché de la sécurité privée, et des solutions de sécurité intégrées avec technologie de Securitas.


Magazine infos Securitas

Besoin de plus de renseignements ?


N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande d'information. Notre service clients répondra à vos questions.