Accueil physique et accueil digitalisé
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Comment concilier accueil physique et accueil digitalisé ?


Les nouvelles technologies font désormais partie intégrante de toutes les entreprises, dès l'accueil du visiteur. Loin de remplacer l'accueil physique, des solutions viennent le compléter pour offrir une expérience visiteur unique.

Lorsqu'un visiteur franchit le seuil d’une entreprise, il lui est désormais possible de s'enregistrer directement sur une tablette et d’imprimer un badge d'identification. Le processus d'enregistrement et l’affichage de la tablette reflètent l’identité et l'activité de l'entreprise avec sa marque, un texte personnalisé sur chaque écran.

Si le visiteur a pris rendez-vous, il peut scanner avec la tablette le QR code qu'il a reçu. Un SMS et un e-mail sont alors envoyés au collaborateur qui l'a invité.

Redonner du sens à l'humain

L'accueil digitalisé n'est en aucun cas proposé en remplacement de l'accueil physique, mais en complément. Il s'agit de créer une « subtile alliance humaine et digitale ».

L'accueil digitalisé permet d'absorber les flux d'activité des visiteurs. Il décharge ainsi l'hôte(sse) d’accueil d'une partie de ces missions d'enregistrement pour donner une valeur ajoutée à son métier, en étant mobile : proposer un café, un journal ou encore prendre les bagages des visiteurs pour les stocker dans la bagagerie.

Au lieu de prendre une carte d'identité tout en répondant au téléphone, l'hôte(sse) d’accueil est plus disponible pour le visiteur. Il s'agit donc de redonner du sens à l'humain et d'offrir une expérience visiteur pour donner une bonne image de l'entreprise.

S'il ne remplace pas l'humain, l'outil d'accueil digitalisé peut dans certains cas permettre de réduire les coûts en diminuant la plage horaire humaine. L'hôte(sse) d’accueil sera par exemple présente de 10 h à 15 h pour effectuer ses missions comme la gestion du courrier ou encore la réservation de taxis et, le reste du temps, l'outil prendra le relais pour l'enregistrement des visiteurs.

Aspect sécuritaire

Les visiteurs sont enregistrés, et en cas d'incident, il est facile de savoir qui se trouvait dans le bâtiment à une date et une heure précises. Par ailleurs, en cas d'alerte incendie, les visiteurs reçoivent sur leur téléphone une alerte les invitant à rejoindre le point de rassemblement. De son côté, l'hôte(sse) d’accueil peut imprimer la liste des visiteurs présents dans les locaux et la transmettre aux pompiers, qui pourront ainsi les secourir si nécessaire.

Confidentialité

L'accueil digitalisé offre un processus d'enregistrement conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD). D'une part, le visiteur est invité à signer les règles de confidentialité du bâtiment. D'autre part, il n'a plus besoin de confier sa carte d'identité à l'hôte(sse) d’accueil en échange d'un badge. Avec l'accueil digitalisé, le visiteur peut garder sa pièce d'identité sur lui, puisque l'outil se contente de la scanner. 

Sources : accueil.securitas.fr, proxyclick.com, decision-achats.fr, cnil.fr

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